Cara Visualisasi Data untuk Presentasi yang Mudah Dipahami

Saat untuk presentasi sudah di depan mata. Tentu ini bukan hal yang bisa dipandang sebelah mata terlebih level urgensinya tidak main-main. Apalagi, lewat presentasi-lah Anda bisa memaparkan data dan dokumen kepada orang lain secara komprehensif. Tak hanya dalam dunia pekerjaan, bahkan mulai dari tingkat akademis.

Namun pertanyaannya: tahukah Anda cara melakukan visualisasi data atau dokumen untuk presentasi yang mudah dipahami?

Mengapa visualisasi penting?

Pada dasarnya manusia adalah makhluk visual. Bahkan menurut Mike Parkinson, pendiri Billion Dollar Graphics (BDG) dalam artikelnya, disebutkan bahwa manusia bisa memproses visual 60,000 kali lebih cepat dibandingkan dengan teks.

Senada, Dr. Lynell Burmark, PhD. dari Thornburg Center for Professional Development menyebutkan bahwa kata-kata hanya akan diproses daya ingat jangka pendek yang hanya bisa menyimpan 7 bits informasi. Sementara di sisi lain, visual bisa diingat dalam ingatan jangka panjang yang tak mudah terhapus.

Tentu usaha keras membuat presentasi tidak akan mengkhianati hasil, bukan? Jika tidak jelas dan berbelit-belit, bukan tidak mungkin para atasan dan rekan kerja akan memuji penampilan presentasi Anda. Atau bahkan, klien potensial bisa terpikat dan setuju berkolaborasi dengan Anda, thanks to presentasi yang menarik!

Untuk memastikan Anda tidak membuang waktu sia-sia berkutat merumuskan presentasi, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum memulainya. Selain itu, bentuk presentasi yang disajikan untuk audience yang berbeda tentu tidak bisa disamakan. Berbeda segmen penonton, akan berbeda pula konsep presentasi yang dibuat.

Oleh karena itu, sebelum membuat presentasi, coba tanyakan hal ini pada diri sendiri:

Fokuskah pada Konteks?

Saat menyuguhkan presentasi, waktu yang diberikan tidak akan terlalu lama, bahkan hanya beberapa detik untuk setiap slide. Dalam waktu yang sesingkat itu, hadirin peserta rapat harus mencerna apa yang Anda suguhkan dengan cepat, termasuk memproses data yang dipaparkan.

Oleh karena itu, posisikan diri Anda sebagai orang yang menyaksikan presentasi. Mereka tentu tak ingin repot-repot, dan selayaknya disuguhkan data yang sudah jelas dan berupa kesimpulan. Bukan poin-poin detil yang mengandung informasi kompleks dan perlu dibaca berulang-ulang.

Pastikan presentasi yang Anda suguhkan sudah menggarisbawahi informasi terpenting dan mudah dicerna. Gunakan warna yang berbeda dan menarik untuk fokus bahasan Anda dan gunakan warna netral seperti abu-abu untuk perbandingannya untuk menampilkan kontras.

Tak kalah penting, tunjukkan data diagram dan visual menarik tanpa berlebihan dan tak perlu repot-repot dipikirkan. Angka-angka berderet dengan bahasa spesifik dan njelimet belum tentu menjadi konten yang disukai peserta yang tengah meluangkan waktu mereka untuk menyimak presentasi Anda.

Visualisasi Tepat

Sudah bukan rahasia lagi bahwa visualisasi data dalam presentasi akan jauh lebih menarik menggunakan diagram, tabel, atau grafik. Dari setiap visual itu, bentuknya bisa berbeda-beda. Warna dan penampangnya bisa berlainan pula.

It’s your call.

Terlepas dari visual jenis apa yang akan Anda gunakan, pilih yang paling mendekati perbandingan yang ingin diajukan. Jika isi presentasi Anda adalah membandingkan beberapa kategori, ada baiknya menggunakan grafik garis untuk menunjukkan besaran persentase.

Atau alternatif lain adalah menggunakan diagram lingkaran atau pie chart untuk menunjukkan bagian signifikan dari sebuah penampang data. Jangan lupa, kembangkan kreativitas Anda untuk menggunakan warna yang menarik serta keterangan yang tepat untuk menyampaikan maksud Anda kepada lawan bicara.

Apa Pesan yang Ingin Disampaikan?

Bukan urusan mudah membuat pemikiran banyak orang untuk mengikuti apa yang Anda kemukakan. Pun bilamana mereka mengikuti, belum tentu konsentrasinya akan terus terjaga sampai akhir presentasi. Ingat, distraksi ada di mana-mana.

Lalu bagaimana kunci untuk membuat fokus mereka tetap terjaga?

Tak lain adalah dengan menyuguhkan presentasi dengan pesan yang jelas. Teruslah menggarisbawahi pesan terpenting yang ingin disampaikan. Gunakan warna berbeda, ukuran huruf lebih besar, hingga berbagai fitur lain dengan visual yang menarik perhatian. Penekanan adalah hal krusial.

Dengan cara ini, mata-mata yang tertuju pada slide presentasi Anda akan dengan mudah mengenali apa pesan yang ingin disampaikan. Ditambah lagi ada begitu animasi yang bisa Anda bubuhkan dalam presentasi dengan berbagai efek menarik akan menambah ciamik setiap slide presentasi, bukan?

Sudahkah Visualisasi Tergambar dengan Akurat?

Tapi tunggu dulu. Jangan gegabah menggunakan berbagai diagram, warna, hingga ukuran tulisan yang berbeda-beda. Memang hal ini akan membuat slide menjadi menarik, namun tujuannya tidak akan tersampaikan jika digunakan dengan berlebihan.

Hal pasti yang harus diingat adalah: pastikan angka tergambar sinkron dengan visualisasi yang digunakan.

Hal ini tentu tidak mudah, mengingat persepsi seseorang akan ukuran diagram bisa berbeda dari satu pemikiran dengan lainnya. Pastikan semuanya tergambar dengan logis dan spesifik. Bahan, bentuk diagram yang digunakan juga bisa memengaruhi bagaimana persepsi mereka yang melihatnya.

Untuk menyiasatinya, gunakan diagram yang digunakan secara universal dan mudah dimengerti meski hanya dilihat dalam waktu beberapa detik saja.

Akankah Orang Mengingatnya?

Ketika semua parameter di atas telah terpenuhi, tidak lantas semua orang bisa dengan mudah mengingat apa yang Anda sampaikan. Akurat? Sudah. Data jelas? Tentu saja. Lalu, apa lagi yang kurang?

Belum tentu orang-orang yang menyimak presentasi Anda akan mengingatnya, terlebih jika presentasi Anda sarat dengan data angka-angka. Lalu bagaimana solusinya?

Orang akan lebih mudah mengingat suatu keterangan jika ada analogi atau metafora yang menyertainya. Sebuah perumpamaan akan membuat audience bisa menghubungkan apa yang dipaparkan dengan situasi yang akrab dengan mereka.

Sebagai contoh, lihat saja bagaimana aktivis Michael Pollan menganalogikan bagaimana terancamnya persediaan minyak dunia dengan kelanjutan dari sebuah menu burger McDonald’s. Dari minyak dunia, ke McDonald’s?

Bahkan saat presentasi, Pollan meletakkan gelas kosong berisi minyak untuk menunjukkan tingkat konsumsi minyak dari setiap tahapan produksi. Brilian, bukan? Dia sadar betul bahwa isu yang diangkatnya dalam presentasi bukan hal yang dipahami secara universal oleh orang awam. Untuk itulah dia mengambil siasat tertentu.

Tak hanya berhenti sampai di situ, sang penulis ini juga melengkapi eksperimennya dengan membawa pulang minyak hingga ke rumah. Lalu Pollan meminum minyak ini, tentu dengan kelakar bahwa “minyak” ini ternyata adalah sirup cokelat.

Cara yang dilakukan Pollan adalah salah satu bentuk visualisasi yang nyata untuk memaparkan kondisi rumit, yang mungkin tidak banyak orang bisa memahami jika membaca dalam teks. Namun dengan cara ini, banyak orang bisa mencerna apa yang terjadi dengan mudah. Train of thought: delivered.

Tinggalkan Gaya Lama

Sudah bukan saatnya lagi menjejali peserta rapat dengan slide presentasi penuh kata-kata yang membosankan. Justru hal ini akan membuat mereka mengantuk dan bosan hanya dengan melihat slide yang padat.

Sebaliknya, mulai presentasi dengan hal yang paling menarik, temuan yang mencengangkan, serta kesimpulan yang signifikan untuk mendapatkan perhatian mereka. Sekali mereka tertarik dan menumpahkan perhatian pada presentasi Anda, maka kelanjutan ke slide-slide selanjutnya akan jadi lebih mudah.

Hal terpenting adalah memposisikan diri Anda sebagai peserta yang sedang menyimak sebuah presentasi. Tampilan semacam apa yang Anda inginkan dan bisa membuat tak sekalipun terpikir untuk melihat ponsel karena bosan? Itulah yang perlu Anda buat untuk memastikan visualisasi data dan dokumen tergambar dengan baik di dalam presentasi menarik. Good luck!

Bagikan kebaikan kepada teman-teman Anda

Share on facebook
Share on Facebook
Share on twitter
Share on Twitter
Share on linkedin
Share on Linkdin
Share on pinterest
Share on Pinterest

Leave a comment

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Pelatihan yang disesuaikan khusus tim di perusahaan Anda
ketahui lebih lanjut

Scroll to Top
Bantuan? Chat via WA